Dlaczego brief nie wystarczy przy rozpoczynaniu współpracy z klientem?

Brief to bardzo dobry punkt do rozpoczęcia współpracy. Zawiera on najważniejsze informacje odnośnie firmy i kampanii reklamowej — jest to kompendium wiedzy o projekcie, który ma zostać zrealizowany. Jeśli jest poprawnie napisany stanowi pomost pomiędzy agencją i klientem, jasno wyznaczając kierunek, w którym powinno się podążać. Skoro brief jest tak pomocnym dokumentem, dlaczego często nie wystarcza w pracy marketingowca?

Ciemne strony briefu

Załóżmy, że brief został źle napisany. Co to oznacza w praktyce? Brief może być zbyt ogólnikowy — zawierać mało konkretnych informacji i założeń projektu albo przeciwnie — może składać się ze zbyt wielu elementów. Duża ogólność oznacza dowolność, a w konsekwencji trudność z trafieniem w zamysł klienta. W gąszczu zbyt wielu informacji agencja poczuje się zagubiona w interpretacji briefu. Błądzenie po omacku nie wróży nic dobrego. Jest to ruletka, czy agencja trafi w oczekiwania klienta, czy też nie. Poprawnie napisany brief nie powinien generować nowych wątpliwości, a jedynie odpowiadać na pytania i jak najbardziej rozjaśniać założenia projektu. Natomiast, źle stworzony brief marnuje budżet i ogranicza skuteczność kampanii.

Dlaczego brief nie zastąpi rozmowy z klientem?

Nastał czas, aby zadać sobie wreszcie pytanie “Dlaczego brief nie wystarczy w pracy marketingowca”? Przede wszystkim dlatego, że żaden dokument nigdy nie zastąpi prawdziwego kontaktu na żywo z klientem. Rozmowa to podstawa we współpracy. Dzięki spotkaniom klient ma szansę w wyczerpujący sposób wytłumaczyć jego pomysł na kampanię, a agencja zadać wszelkie pytania, które przychodzą jej do głowy. W ten sposób, unikamy niedogadania, nieporozumień i niejasności w komunikacji. Dodatkowo, spotkania na żywo to doskonały moment, aby lepiej poznać osoby, z którymi będzie się współpracowało. W budowaniu i zacieśnianiu relacji nic tak nie działa jak kontakt na żywo. Pamiętajmy, że lepsze relacje z klientem pomagają w bliższym poznaniu jego samego. Znając klienta dobrze, często już instynktownie jesteśmy w stanie podsunąć mu najlepsze rozwiązanie.

Kick-off meeting z klientem — dlaczego warto spotkać się przed rozpoczęciem projektu?

Gdy brief zostanie wysłany, a agencja z nim się zapozna, warto zorganizować spotkanie z klientem rozpoczynające projekt, tak zwany kick off-meeting. Celem takiego spotkania jest powtórzenie wspólnie wszystkich informacji z briefu i sprawdzenie, czy każda ze stron rozumie poszczególne punkty tak samo. W ten sposób unikamy sytuacji, gdy ktoś inaczej zinterpretował założenia w briefie. Dopytujmy o nieścisłości, dzielmy się z naszymi wątpliwościami — to pozwoli dokładnie poznać wizję klienta i jasno określić cele projektu. Już na tym etapie, warto ustalić konkretne etapy projektu, ramy czasowe, deadline’y, osoby zaangażowane w projekt, potrzebne narzędzia, koszt projektu, dodatkowe koszty, sposób, częstotliwość komunikowania się i liczbę dozwolonych poprawek.

Kick-off meeting z zespołem — dobrze poinformowany zespół to skuteczny zespół

Aby właściwie rozpocząć projekt, oprócz briefu i spotkania z klientem, koniecznie spotkajmy się również z zespołem, aby przekazać wszystkie postanowienia i założenia. Przekazanie szczegółów i wytycznych przed rozpoczęciem prac, pozwoli uniknąć wielu trudności, które mogłyby pojawić się w trakcie trwania projektu. Zespół powinien być w pełni świadomy jak go zrealizować, kto ma w nim uczestniczyć, ile ma czasu na wykonanie zadanie, z jakich etapów składa się projekt i jakie są oczekiwania klienta. Jeśli w trakcie trwania kick-offu wewnętrznego, pojawią się nowe pytania, jest to właściwy moment na zorganizowanie debriefingu z klientem. Dbajmy o to, aby zespół był zawsze dobrze poinformowany, ponieważ wtedy ma większe szanse na zakończenie projektu sukcesem.

Karta Projektu, czyli jak zarządzać efektywnie projektem

Ostatnia z istotnych rzeczy, o którą warto zadbać podczas rozpoczynania projektu, oprócz briefu oraz spotkania z klientem i zespołem, jest założenie tak zwanej Karty Projektu. Karta Projektu służy do uporządkowania, zorganizowania i zarządzania projektem. Znajdziemy tutaj informacje dotyczące osób decyzyjnych, komitetu sterującego, środków komunikacji i procedur w przypadku sytuacji kryzysowych. Pamiętajmy, że nie tylko informacje i założenia dla projektu, ale również sam sposób jego prowadzenia ma duży wpływ na realizację.

Brief to ważne narzędzie podczas pracy z klientem. Jednak błędem niektórych agencji jest poleganie jedynie na tym dokumencie i jego potencjale. Warto wiedzieć, że nie jest on jedynym, ale jednym z elementów potrzebnych do rozpoczęcia współpracy. Rozmowy i spotkania, budowanie relacji są równie istotne w lepszym poznaniu potrzeb klienta. Nie zapominajmy również o planowaniu i organizacji. Bez nich, nawet najlepiej poinformowany zespół może ugrząźć w chaotycznym projekcie, nie znając priorytetów i podejmując nieprzemyślane decyzje.