Jak AI zwiększa efektywność w codziennej pracy specjalistów PR?

Czy zdarzyło Ci się poczuć, że liczba zadań w PR rośnie szybciej niż liczba godzin w dobie? Raporty medialne, prezentacje dla zarządu, informacje prasowe, analizy, tworzenie contentu… a do tego kryzys, który zawsze może nadejść w najmniej spodziewanym momencie. Brzmi znajomo?.

Na szczęście AI może pomóc w zarządzaniu tym chaosem. W tym artykule znajdziesz praktyczne przykłady zastosowania AI w codziennej pracy PR-owca – od monitorowania mediów po wsparcie kreatywne i automatyzację analiz.

Jak więc AI może wesprzeć codzienną pracę w działach public relations?

Analiza i research

AI może ułatwić przeszukiwanie sieci i analizę danych na zadane tematy:

Perplexity

Perplexity dpowiada na pytania, przeszukując internet i dostarczając aktualnych informacji. To głównie wyszukiwarka 2.0 (po pewnym czasie porzucisz żmudne przeszukiwanie Google i pozostaniesz tylko przy Perplexity) z dostępem do modeli ChatGPT czy Claude. Zdecydowanie ułatwia i usprawnia proces researchu na zadany temat – a dzięki asyście sztucznej inteligencji nie będą to tylko suche informacje, ale wnioski i rekomendacje z „własnego działu analiz”.

Gemini Deep Research

„Zwykłe” Gemini udziela odpowiedzi na podstawie ogólnej wiedzy i dostępnych informacji. Gemini Advanced dzięki funkcji "Deep Research" przetwarza ogromne ilości danych z wielu źródeł i tworzy raporty zawierające odniesienia do tych źródeł.

Dzięki tym narzędziom można szybko zdobyć wiedzę na dowolny temat, oszczędzając czas na ręcznym wyszukiwaniu danych. Narzędzia te mogą przydać Ci się np. do opracowania odpowiedzi dla dziennikarzy – bardziej rozbudowanych i z szerszym kontekstem – lub gdy przygotowujesz przedstawicieli zarządu do wystąpienia publicznego.

Przykład: Przygotowujesz przedstawiciela zarządu do wystąpienia o OZE? AI może zebrać najnowsze dane, trendy i potencjalne pytania, które mogą paść w debacie.

Zaawansowany monitoring mediów i analiza sentymentu

AI znacząco usprawnia proces zbierania i analizowania informacji w sieci. Zamiast ręcznego przeglądania artykułów i komentarzy, możesz skorzystać z narzędzi, które automatycznie oceniają ton dyskusji i wskazują na potencjalne zagrożenia reputacyjne.

Brand24

Polskie narzędzie, które monitoruje wzmianki o marce w internecie i analizuje sentyment wypowiedzi. Dzięki temu specjalista PR może szybko identyfikować potencjalne kryzysy lub pozytywne opinie i na ich podstawie dostosowywać strategię komunikacyjną.

SentiOne

To platforma łącząca monitoring internetu z AI, oferująca analizę sentymentu oraz automatyczne rekomendacje działań w przypadku wykrycia negatywnych trendów. Umożliwia to szybką reakcję na potencjalne zagrożenia dla reputacji marki.

Perplexity (raz jeszcze)

Wspomniane już rozwiązanie, sprawdzi się do pogłębionej analizy sentymentu w mediach społecznościowych czy raportu medialnego z pozyskanych wzmianek o firmie (np. z IMM). Sprawnie przygotuje zestaw wniosków, zwięzłe podsumowanie najważniejszych osiągnięć dla zarządu czy propozycje rekomendacji dalszych działań.

Dzięki tym rozwiązaniom specjaliści PR mogą:

• monitorować opinie w sieci, 
• analizować sentyment wzmianek medialnych (w szczególności wtedy, gdy jest ich w danym okresie sporo), 
• podejmować szybsze decyzje, chroniące reputację firmy. 

Dodatkowo sprawdzą się także w wygenerowaniu dużej liczby odpowiedzi na komentarze czy opinie. Wystarczy wrzucić do wybranego asystenta AI zbiór komentarzy, ustalić sposób, w jaki ma przygotować odpowiedzi i gotowe.

Przykład: Masz wzrost negatywnych komentarzy na LinkedIn? AI może pomóc Ci zrozumieć ich ton i przygotować zestaw odpowiedzi zgodnych z polityką komunikacyjną firmy.

Wspieranie kreatywności i nowych pomysłów na działania

AI wspiera procesy kreatywne, przyspieszając tworzenie nowych informacji prasowych czy artykułów eksperckich. Może pomóc nie tylko w generowaniu pierwszych wersji tekstów, ale także w ich dostosowywaniu do przyjętych w firmie standardów – tu z pewnością przyda się właściwe skonfigurowanie asystenta i zasilenie go wiedzą oraz materiałami źródłowymi – od stosowanego języka marki, przez kluczowe przekazy, po przykłady poprzednich artykułów czy komunikatów prasowych.

ChatGPT

Dobrze sprawdzi się do „burzy mózgów”, tworzenia angażujących propozycji nagłówków, leadów czy draftów pierwszych treści.

Claude.ai

Oferuje bardziej rozbudowane i kreatywne odpowiedzi, pomocne przy tworzeniu różnych wariantów treści do poszczególnych kanałów komunikacji (np. tę samą treść stworzy na potrzeby LinkedIn, X czy Facebooka).

Gemini

Specjalizuje się w integracji AI z wyszukiwaniem informacji, dostarczając precyzyjnych i kontekstowych odpowiedzi. Pomoże uzupełnić przygotowywaną treść o inne materiały źródłowe oraz wstępnie zoptymalizować ją pod kątem SEO.

NotebookLM

Służy do analizy i organizacji dużych zbiorów informacji. Specjaliści PR mogą je wykorzystać do efektywnego zarządzania danymi z raportów, analiz rynkowych, transkrypcji wywiadów czy monitoringu mediów. Narzędzie pozwala na szybkie wyciąganie kluczowych wniosków, identyfikowanie trendów oraz generowanie podsumowań, co usprawnia proces tworzenia strategii komunikacji, przygotowywania materiałów prasowych czy analizy działań konkurencji. 

Dzięki możliwości interakcji z dokumentami poprzez zadawanie pytań, NotebookLM staje się cennym wsparciem w codziennej pracy PR-owca, pomagając w szybszym i bardziej precyzyjnym przetwarzaniu informacji.

Dzięki tym narzędziom można:

• szybciej tworzyć treści, 
• dopracowywać je zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami czy tone of voice. 
• szybko przygotować jeden komunikat do kilku kanałów komunikacji, zachowując kluczowy przekaz i jednocześnie rozróżniając jej styl, aby pasował do wybranej platformy.

Przykład: Masz gotowy artykuł ekspercki i potrzebujesz wersji na LinkedIn, X i stronę internetową? AI dostosuje styl do każdego medium, zachowując kluczowe przekazy.

Tworzenie prezentacji, infografik czy wizualizacja procedur komunikacyjnych

Ile razy zdarzyło się, że dziennikarz lub zarząd poprosił Was o dodatkowe materiały, najchętniej w formie prostej prezentacji. Wizualizacja informacji często wspiera i ułatwia jej odbior. AI może pomóc w szybkim przygotowaniu takich materiałów, nawet gdy zostało niewiele czasu na ich przygotowanie.

• Gamma.app – umożliwia tworzenie dynamicznych prezentacji, automatyzując układ i design slajdów.

• Canva AI – oferuje szablony i narzędzia do tworzenia infografik oraz materiałów graficznych, które można łatwo dostosować do marki.

• Lucidchart – dzięki niemu nawet wielowątkowy proces czy procedura komunikacyjna może być przedstawiona w przystępnej wizualnej formie w kilka chwil.

Dzięki tym platformom możesz w kilka minut stworzyć prezentację czy infografikę, które uatrakcyjnią odbiór przygotowywanych przez przekazów i treści.

Przykład: Otrzymałeś prośbę o przygotowanie prezentacji na tak zwane “wczoraj”? AI pomoże zarówno w wyszukiwaniu niezbędnych informacji, zaproponuje układ treści, a na koniec stworzy gotową prezentację w kilka minut.

Nagrania wystąpień i szybsze tworzenie contentu do wielu kanałów

AI może znacząco przyspieszyć proces dokumentowania spotkań, wywiadów czy konferencji prasowych. Często to przecież na podstawie wystąpień przedstawicieli firmy przygotowujemy komunikaty prasowe czy wzmianki na media społecznościowe.

• Otter.ai – automatycznie transkrybuje nagrania audio, umożliwiając szybkie pozyskanie tekstu.

• Sonix – oferuje dokładne transkrypcje oraz narzędzia do edycji i eksportu tekstu.

• Trint – pozwala na transkrypcję oraz edycję nagrań, wspierając tworzenie relacji z wydarzeń czy informacji prasowych.

• Fireflies.ai – automatycznie nagrywa i analizuje spotkania online, generując transkrypcje oraz podsumowania kluczowych punktów rozmowy.

• Coconote – aplikacja na telefon – wystarczy uruchomić nagrywanie albo wrzucić gotowy plik audio czy wideo z konferencji lub wystąpienia przedstawicieli firmy. Aplikacja przygotuje transkrypcje i podsumowanie, wyłuska też słowa kluczowe. Stąd już prosta droga do przygotowania w krótkim czasie komunikatu prasowego, który w parę chwil po wydarzeniu może być już na skrzynkach dziennikarzy.

• Castmagic – analizuje nagrania audio, takie jak podcasty czy wywiady i generuje z nich transkrypcje oraz propozycje postów na media społecznościowe.

Dzięki tym narzędziom PR-owiec może błyskawicznie przygotować podsumowanie spotkania czy gotowy materiał do dystrybucji. 

Przygotowując podcast lub wystąpienie wideo nie musisz już tracić wielu godzin na analizę całości i ręczne wyszukanie ciekawych wątków. Wystarczy transkrypcja, wyszukanie ważnych i istotnych z naszej perspektywy wypowiedzi, aby w kilka chwil przygotować propozycję gotowych postów do mediów społecznościowych.

Przykład: Podczas konferencji prasowej wystarczy, że uruchomisz nagrywanie z aplikacją AI, która w kilka chwil po zakończeniu wystąpień przygotuje transkrypcję, podsumowanie i gotowe posty do LinkedIna, X czy postawy do komunikatu prasowego.

AI w generowaniu niestandardowych pomysłów i krytycznej ocenie działań komunikacyjnych

AI może wspierać nie tylko w operacyjnych zadaniach, ale także w pobudzaniu naszej kreatywności przy wymyślaniu niestandardowych działań komunikacyjnych czy konfrontowaniu pomysłów.

• AI jako kreatywny brainstorming partner – narzędzia takie jak ChatGPT, Claude AI czy Gemini mogą generować pomysły na nietypowe kampanie PR, proponować sposoby angażowania społeczności czy inspirować do nowych formatów komunikacyjnych.

• AI w krytycznej ocenie strategii komunikacyjnej – AI może analizować historię komunikacji marki i reakcje odbiorców, wskazując, które działania przynoszą najlepsze efekty i gdzie warto wprowadzić zmiany.

Wykorzystanie AI w takim zakresie może otworzyć nowe perspektywy i pomóc w optymalizacji działań. Szczególnie w okresach, kiedy „bieżączka” zabiera lwią część naszego dnia.

Przykład: Planujesz niestandardową akcję PR? AI może zaproponować nowe formaty angażowania społeczności i ocenić ich potencjalny odbiór.

Podsumowanie

Rozwiązania te dają realne wsparcie, które może znacznie usprawnić codzienną pracę specjalisty ds. PR. Od monitorowania mediów, przez generowanie treści, po automatyzację analizy sentymentu – AI oferuje narzędzia, które pomagają oszczędzać czas, zwiększać skuteczność i optymalizować działania komunikacyjne.

Warto testować i dostosowywać różne rozwiązania do swoich potrzeb, pamiętając o kilku kluczowych zasadach: sprawdzaj wyniki, dbaj o zgodność z polityką prywatności firmy i wykorzystuj AI jako wsparcie, nie jako główne źródło generowania treści.

To tylko wybrane obszary, w których AI może pomóc Ci w codziennej pracy PR-owca. Nie czekaj – zacznij testować AI już dziś i zobacz, jak może usprawnić Twoje działania! 🚀

AI to świetny pomocnik, ale...

nie zawsze jest w stanie zastąpić człowieka. 

Jeśli potrzebujesz wsparcia agencji do działań komunikacyjnych, napisz do nas. Podczas bezpłatnych konsultacji porozmawiamy o Twoim projekcie. 🤝🏻