Jak spieprzyć event.

Mówi się, że praca event managera to sztuka gaszenia pożarów. Wiele osób pracujących przy organizacji różnego typu wydarzeń wręcz z dumą opowiada, że specjalizuje się właśnie „gaszeniu pożarów”. Szkoda tylko, że ktoś ten ogień musiał najpierw wzniecić.

Brzmi to trochę tak, jakby strażak-piroman podpalił stodołę i wszystkim dookoła opowiadał, że to jego zasługa, że płonie, ale spokojnie, bo wie, jak ten pożar ugasić.

Może trochę się czepiam i koloryzuję, jednak liczba różnych problemów, którym musi zaradzić event manager, jest duża. To nie podlega dyskusji. Warto jednak zauważyć, że wielu z tych wyzwań możemy uniknąć, dzięki odpowiedniemu planowaniu.

I. Po co klientowi event? I po co mu zewnętrzna firma?

Siedzimy wygodnie w biurze, zajmując się różnorodnymi codziennymi zadaniami, kiedy nagle pojawia się nowe zapytanie od potencjalnego klienta. Dla przykładu niech będzie to organizacja imprezy firmowej. Z pozoru temat bardzo prosty. Czytamy brief, z którego wynika, że klientowi zależy na klasycznej, ale zarazem nietuzinkowej imprezie z „efektem wow”, na pięćdziesiąt osób. Chce wydać nie więcej niż 500 złotych na osobę. Fajnie gdyby impreza odbyła się blisko siedziby klienta.

Mówi Wam to coś? Najprawdopodobniej niewiele. W rzeczywistości ten lead na obecną chwilę wydaje się raczej problematyczny. Świadczy o tym zwłaszcza słynny „efekt wow”, który dla zarządu, działu HR czy pracowników będzie oznaczał coś innego. A odpowiedzialnością za niedowiezienie go obarczony zostanie event manager.

W tej sytuacji nie pozostaje nam nic innego, jak wrócić do klienta z prośbą o spotkanie. Na tym spotkaniu będziemy chcieli określić główny cel imprezy. Zasugerujemy również, aby przeprowadzić ankietę wśród wszystkich zainteresowanych. Dzięki temu będziemy mogli lepiej zrozumieć, jakie są ich oczekiwania co do tego wydarzenia.

Podczas spotkania będziemy również musieli omówić, czy zaplanowany budżet jest realistyczny do osiągnięcia pożądanych efektów i czy istnieje rzeczywista potrzeba angażowania zewnętrznej firmy do realizacji tego projektu.

Chociaż dla wielu osób naturalną reakcją na takie zapytanie jest przesłanie klientowi gotowej oferty, która może zostać zaakceptowana, przynosząc ogólne zadowolenie, to jednak ostateczna ocena naszej pracy może być różnorodna i nie zawsze pozytywna.

II. Dobór podwykonawców

Organizując wydarzenie często musimy polegać na firmach zewnętrznych. Mam tu na myśli obiekt, w którym będziemy pracować, usługi cateringowe, ochronę, hostów i hostessy, animatorów i animatorki, fotografów, osobę prowadzącą imprezę, osobę od drona i tak dalej, i tak dalej.

Idealną sytuacją jest, kiedy mamy sprawdzonych podwykonawców, z którymi wcześniej pracowaliśmy. Znamy ich mocne i słabe strony. Wiemy, jak reagują na stres i jak bardzo elastycznie dostosowują się do nowych warunków. Niestety często takiego komfortu jako event managerowie nie mamy i musimy pracować z całkowicie nowymi ludźmi. Ale czy aby na pewno jest na co narzekać? W końcu poznawanie nowych ludzi to jedna z najfajniejszych części naszej pracy.

Przy takich współpracach kluczowe jest to, aby odpowienio przekazać swoje oczekiwania wobec podwykonawcy. Powinniśmy również jasno delegować zadania i - przede wszystkim - pozyskać wiedzę na temat firmy lub osób, z którymi przyjdzie nam pracować. Niejednokrotnie z pomocą mogą nam przyjść znajomi z konkurencyjnych agencji czy managerowie miejsc, w których będzie odbywać się wydarzenie. Nigdy nie bójmy się pytać, czy też prosić o pomoc. To nic złego, a może oszczędzić nam sporo pracy

III. Dobór zespołu i delegacja zadań

Nie czarujmy się, nikt z nas nie jest alfą i omegą, a zdolności bilokacji (jeszcze) nie posiadamy. Niejednokrotnie między jednym a drugim punktem realizacji eventu mamy do przebycia kilkunastominutową trasę z przeszkodami i warto jest mieć kogoś, kto odciąży nas z części zadań. Dlatego tak istotny jest zespół, z którym pracujemy.

Wybierając takie osoby zawsze powinniśmy się kierować wiedzą o ich mocnych i słabych stronach oraz zlecać im takie zadania, w których czują się dobrze lub nie sprawią im one większych problemów. Niezwykle istotne jest także spisanie zadań, przypisanie ich do osób i wręczenie ich w formie elektronicznej lub papierowej listy każdemu z pracowników podczas odprawy.

O czymś tak banalnym często zapominamy i pomimo że mamy ten zakres obowiązków w głowie, to zdarza się, że o czymś zapomnimy i w ten oto sposób mamy gotowy przepis na większy lub mniejszy fuck up.

IV. Kontrola miejsca pracy i sprzętu elektronicznego

Ten przykład doskonale ilustruje, jak drogie (dosłownie) może być uczenie się na własnych błędach. W 2016 roku, podczas jednej z moich pierwszych realizacji na Stadionie Narodowym, stanąłem przed wyzwaniem wynajęcia wysokiej jakości telebimu LED o powierzchni 36 metrów kwadratowych. Do tego dochodziło zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia dla ekranu oraz konieczność podłączenia urządzeń do zewnętrznej skrzynki elektrycznej.

Początkowo wydawało mi się to niezwykle proste, bo przecież co może być trudnego we wpięciu wtyczki do gniazdka? Prawda? Okazuje się jednak, że nic nie jest tak proste, na jakie wygląda. Od mojej strefy do skrzynki elektrycznej było około 100 metrów. Kabel do telebimu nie był standardową wtyczką o napięciu 230 woltów, lecz wtyczką trójfazową. Dysponowałem kablem o długości zaledwie 3 metrów, co stanowiło dodatkowe wyzwanie w tej sytuacji. Dodam, że był to niedzielny wieczór (jeszcze czasy, kiedy niedziele były handlowymi) i na wynajęcie takiej długości kabla nie miałem żadnych szans, a stadion na stanie też go nie posiadał. Jedyną opcją był zakup stu metrów kabla w sklepie budowlanym za około… 2000 złotych. Na szczęście wszystko poszło dobrze, ale stres, którego się najadłem tego dnia wspominam do dzisiaj.

Od tamtego momentu zawsze sprawdzam moc urządzeń, które będę podpinał, rodzaj wtyków, odległość do skrzynek elektrycznych, a na miejscu eventu jestem najwcześniej jak to możliwe. Sprawdzam, czy każde urządzenie jest sprawne i biorę pod uwagę możliwość awaryjnej podróży do sklepu budowlanego.

V. Zezwolenia i zgody

Podobna historia jak powyżej, która również wydarzyła się w 2016 roku, przez dzięki której zawsze sprawdzam, czy miejsce realizacji eventu nie wymaga żadnych dodatkowych zgód lub zezwoleń.

Realizowaliśmy event dla jednego z klientów z branży budowlanej. 50-lecie firmy, która w ciągu ostatnich 10 lat stała się dużą międzynarodową marką. Właściciele oprócz realizacji samego wydarzenia zlecili nam również realizację spotu promocyjnego, którym mogliby się pochwalić w internecie. Klient z naszej realizacji był bardzo zadowolony - ze spotu chyba jeszcze bardziej. Stworzyli dookoła niego całą kampanię promocyjną i wszystko byłoby w jak najlepszym porządku, gdyby nie to, że po tygodniu od emisji spotu odezwała się firma zarządzająca kompleksem, który wynajmowaliśmy, że w materiale video pokazujemy charakterystyczne elementy ich obiektu i wystawiają wezwanie do zapłaty na 100 tysięcy. Euro.

Ostatecznie sprawa rozeszła się po kościach, my usunęliśmy z filmu problematyczne sceny, a oni wycofali wezwanie. Wydawało nam się oczywistym, że skoro płacimy bardzo duże pieniądze za wynajęcie przestrzeni, to prawa do użycia jej wizerunku są w niej zawarte. Jak widać, nie zawsze jest to takie oczywiste i warto dokładnie czytać umowy, sprawdzić, czy nie potrzebujemy dodatkowych zezwoleń np. na robienie zdjęć, realizację wideo czy latanie dronem. I zawsze warto event ubezpieczyć.

VI. Retro

Kolejna oczywista oczywistość, o której mimo wszystko często zapominamy. Zwłaszcza wtedy, gdy już zrealizowaliśmy wydarzenie i klient był zadowolony. A przecież retrospektywę można zamknąć podczas godzinnego spotkania. Przeanalizować przebieg eventu i wymienić się opiniami z resztą zespołu. Ustalić, co było dobre, co wymaga popraw oraz jakie działania podejmiemy, aby udoskonalić naszą pracę i wyeliminować błędy.

To nie tylko pozwala na ciągły rozwój i doskonalenie naszych umiejętności, ale także buduje silniejsze, bardziej zintegrowane i efektywne zespoły, gotowe na nowe wyzwania i sukcesy w przyszłości.

Jeśli udało Wam się dotrwać do końca, jestem niezwykle wdzięczny. Prawda jest taka, że o błędach, które popełniłem lub tych, które obserwowałem jako potencjalne pułapki w organizacji eventów, można by napisać całą książkę. Problemy, które tu poruszyłem, to zaledwie ułamek tego, co może napotkać na swojej drodze event manager. Mam jednak nadzieję, że ten artykuł choć w niewielkim stopniu okaże się pomocny dla kogoś w przyszłości.